Records Center Unit Kearsipan II pada setiap perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah di lingkungan Pemerintahan Daerah Provinsi Lampung sangat diperlukan guna menyimpan arsip arsip inaktif yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun yang diterima dari seluruh unit pengolah yang menjadi tanggung jawabnya.

Berikut ini disajikan ketersediaan prasarana dan sarana pada Unit Kearsipan II di lingkungan Pemerintahan Daerah Provinsi Lampung berdasarkan hasil pengawasan kearsipan sistem kearsipan internal terhadap 40 (empat puluh) Unit Kearsipan II yang menjadi objek pengawasan melalui metode Audit Sistem Kearsipan Internal tahun 2023:

 

Penjelasan mengenai ketersediaan prasarana dan sarana kearsipan pada 40 (empat puluh) Unit Kearsipan II di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Lampung sebagaimana tertuang dalam Grafik tersebut di atas, diuraikan sebagai berikut:

1. Dari 40 (empat puluh) Unit Kearsipan II di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Lampung, terdapat 37 (tiga puluh tujuh) atau sebesar 92,50% diantaranya telah memiliki ruang khusus penyimpanan arsip inaktif (records center), namun 3 (tiga) atau sebesar 7,50% lainnya belum memiliki ruang khusus penyimpanan arsip inaktif (records center) yaitu Sekretariat Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik, Sekretariat Dinas Pemberdayaan Masyarakat Desa dan Transmigrasi, dan Sekretariat Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air.

2. Hanya terdapat 2 (dua) Unit Kearsipan II di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Lampung yang telah memiliki ruang khusus penyimpanan arsip media baru yakni Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Jiwa Daerah dan Bagian Umum Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, sedangkan 38 (tiga puluh delapan) lainnya atau sebesar 95,00% Unit Kearsipan II belum memiliki ruang khusus penyimpanan arsip media baru.

3. Rak khusus penyimpanan arsip inaktif telah tersedia di 20 (dua puluh) Unit Kearsipan II di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Lampung, namun sebanyak 20 (dua puluh) Unit Kearsipan II lainnya atau sebesar 50,00% Unit Kearsipan II di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Lampung belum memiliki rak khusus penyimpanan arsip inaktif yang sesuai dengan standar yang berlaku.

4. Sebanyak 27 (dua puluh tujuh) atau sebesar 67,50% Unit Kearsipan II di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Lampung telah memiliki boks dan/atau can penyimpanan arsip inakif, namun masih ditemukan 13 (tiga belas) atau sebesar 32,50% Unit Kearsipan II di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Lampung yang belum memiliki boks atau can penyimpanan arsip inaktif.

 

Berdasarkan data empiris yang diperoleh dari hasil pengawasan sistem kearsipan internal tahun 2023, dapat diketahui persebaran terhadap ketersediaan peralatan pendukung di ruang khusus penyimpanan arsip inaktif (records center) pada 37 (tiga puluh tujuh) Unit Kearsipan II yang telah memiliki records center di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Lampung sebagai berikut:

 

Merujuk pada Grafik di atas dapat diketahui bahwa dari 37 (tiga puluh tujuh) Unit Kearsipan II yang telah memiliki records center di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Lampung, terdapat 20 (dua puluh) records center Unit Kearsipan II yang telah dilengkapi dengan alat pengatur suhu (air conditioner), 6 (enam) records center telah dilengkapi dengan alat pengatur kelembapan (dehumidifier), dan 15 (lima belas) records center telah dilengkapi dengan alat pengukur suhu dan kelembapan (thermohygrometer).

Meskipun demikian, masih ditemukan sebanyak 17 (tujuh belas) records center Unit Kearsipan II di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Lampung yang belum dilengkapi dengan alat pengatur suhu (air conditioner), 31 (tiga puluh satu) records center belum dilengkapi dengan alat pengatur kelembapan (dehumidifier), dan 22 (dua puluh dua) records center belum dilengkapi dengan alat pengukur suhu dan kelembapan (thermohygrometer).

Alat pengatur suhu (air conditioner), alat pengatur kelembapan (dehumidifier), serta alat pengukur suhu dan kelembapan (thermohygrometer) pada ruang khusus penyimpanan arsip inaktif (records center) diperlukan untuk menjaga suhu dan kelembapan records center berada pada tingkat yang konstan sesuai norma, standar, prosedur, dan kriteria yang berlaku, sehingga fisik dan informasi arsip yang tersimpan di records center dapat senantiasa terpelihara dengan baik.

Records Center Sekretariat Daerah Provinsi Lampung. Records Center Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Lampung. Records Center Inspektorat Provinsi Lampung. Records Center Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Lampung. Records Center Dinas Kesehatan Provinsi Lampung. Records Center Dinas Bina Marga dan Bina Konstruksi Provinsi Lampung. Records Center Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Provinsi Lampung. Records Center Dinas Perumahan, Kawasan Permukiman dan Cipta Karya Provinsi Lampung. Records Center Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Lampung. Records Center Dinas Sosial Provinsi Lampung. Records Center Dinas Tenaga Kerja Provinsi Lampung. Records Center Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Provinsi Lampung. Records Center Dinas Lingkungan Hidup Provinsi Lampung. Records Center Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi Lampung. Records Center Dinas Pemberdayaan Masyarakat, Desa dan Transmigrasi Provinsi Lampung. Records Center Dinas Perhubungan Provinsi Lampung. Records Center Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Provinsi Lampung. Records Center Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Lampung. Records Center Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi Lampung. Records Center Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Lampung.

Records Center Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung. Records Center Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Lampung. Records Center Dinas Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Provinsi Lampung. Records Center Dinas Ketahanan Pangan, Tanaman Pangan dan Hortikultura Provinsi Lampung. Records Center Dinas Perkebunan Provinsi Lampung. Records Center Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Lampung. Records Center Dinas Kehutanan Provinsi Lampung. Records Center Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Lampung. Records Center Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Lampung. Records Center Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Lampung. Records Center Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Provinsi Lampung. Records Center Badan Pendapatan Daerah Provinsi Lampung. Records Center Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Lampung. Records Center Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Lampung. Records Center Badan Penelitian dan Pengembangan Daerah Provinsi Lampung. Records Center Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Daerah Provinsi Lampung. Records Center Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Lampung. Records Center Badan Penghubung Provinsi Lampung. Records Center Rumah Sakit Umum Daerah Dr. H. Abdul Moeloek Provinsi Lampung. Records Center Rumah Sakit Jiwa Daerah Provinsi Lampung. Records Center Rumah Sakit Umum Daerah Bandar Negara Husada Provinsi Lampung.